N'avez-vous pas remarqué que votre humeur et la gestion du stress étaient proportionnellement liées au volume de mails traités ?

Peut-être entendez-vous dans les bureaux  - "j'ai que des galères qui me tombent dessus depuis ce matin" suivi quasi immédiatement de "Quelle avalanche de mails !". Je pense que la détresse la plus grande est lorsque vous entendez un collaborateur vous dire au moment de se lever pour la réunion de service de 10h - "Top ! Avant la réunion, j'ai réussi à purger mes mails" suivi à son retour de "Voilà 30 mn de réunion et déjà 22 mails de retard à traiter".

Même si je pense que de très nombreux mails ne sont que du bruit dans une journée, il faut les considérer. C'est ce que les autres attendent de nous ! Encore beacoup de mails exigent d'engager une action, de la simple réponse à la mise en œuvre de moyens pour répondre à son contenu. Je ne dis pas que tous les mails renvoient à une action utile, toutefois.

Personnellement, je déplore plus que le nombre, que la rédaction de leur objet soit baclée. A croire que chacun de nous a oublié sa vertue : expliciter le contenu et permettre de prioriser le traitement ! Pourquoi le délai de réponse attendu se trouve à la fin du mail ? Ne serait-il pas plus pertinent dès l'objet, surtout en cas d'urgence !

En mode projet, je constate que beaucoup de tension pourrait être évitée par une communication écrite mieux maîtrisée.

• Moins de mail, mais se concentrant sur les décisions, livraisons, retours consolidés... On écrit un mail en entreprise comme on twitte ou SMS-ise.
• Des objets précis mentionnant projet/ étape en cours / date de retour ou d'action attendue
• Diminuer le nombre de destinataires pour mieux impliquer la personne concernée par l'action à venir.

Bref que de points d'amélioration... Comme envoyer les comptes-rendu ou mails d'information générale à des moments adaptés (hors pic d'activité comme la fin de journée, matin tôt, pause déjeuner...).

Pour en revenir à la gestion du stress perçu par l'afflux d'e-mail, on observe que les dommages se font vite sentir.

• Manque de concentration sur des tâches de fonds,
• Détérioration des relations humaines
• Tension du climat social dans l'entreprise
• Sur-adaptation du salarié à ce débit anxiogène (répondre en quelques heures ou se mettre en retard...).
• Durcissement prematuré du ton des échanges (durcissement réel ou perçu)

On remarque comme dans la vie de tous les jours que la communication écrite a pris le pas sur l'action conjointe, sur la réalisation concrète, tout cela renforcé par un contrôle accru par le management.

Retour d'expérience : Une cliente me parlait de sa décision il y a deux ans de passer au télétravail. Si aujourd'hui elle s'épanouit dans un poste à responsabilité mené à distance, elle me confiait l'inquiétude de ses managers. La première année elle a dû accepter un harcèlement par mails, dès 9h01 et jusque 19h au minimum. Des demandes futiles destinées à vérifier son statut "opérationnel" à tout moment. Les résultats de son activité ont eu raison de ce harcèlement inutile. Depuis elle est heureuse, performante et équilibrée dans ses choix de vies.

Le mail est un outil de gestion et de mise sous pression à distance dont tout le monde devrait ré-apprendre le bénéfice utile. Il permet bien malgré nous de devenir multi-tâches, paralléliser les sujets, transgresser les moeurs et les règles. Nous répondons tous à nos mails soirs et week end depuis que l'entreprise nous a gratifié d'un smartphone... Mais est-ce souhaitable pour le bien-être de l'Homme ?

Pour conclure je vous invite à identifier votre environnement idéal de travail et votre fréquence utile de communication par mail. Définissez ensuite les bénéfices et les gènes occasionnés par le mail et faites part de vos décisions d'organisation à votre entourage. Vous serez plus efficace, plus serein et en ferez profiter vos interlocuteurs.

Pour exemple, Thierry Breton annonçait tendre vers le zero mail chez Atos à l'horizon de quelques années. Des outils plus souples et adaptés le remplaceront, les meilleures pratiques projets permettront le partage optimisé des informations... A suivre.

Vous l'avez peut-être découvert récemment en recherchant un lieu sur facebook ou parce que votre lieu de travail a soudainement été cité comme un lieu de drague anonyme mais publique !

Le phénomène SPOTTED nous vient de Facebook et semble prendre dans les universités et écoles de Belgique. Il existe même une page SPOTTED : On DUBLIN BUS qui permet de "draguer" les usagers des transports en commun de Dublin. Il est une expression du concept 2.0 autour de la promotion de "points d'intérêts locaux" multi-thèmes. Pour la drague, c'est sur facebook que les choses semblent s'organiser.

C'est très simple et l'idée séduit. Un internaute peut créer une page [SPOTTED - LE LIEU] dédiée à la drague localisée : Les amoureux secrets peuvent déclarer leur flamme à une personne fréquentant  ce lieu.

Découvrez le phénomène SPOTTED, démarche 2.0 au service des amoureux secrets/discrets dans cette vidéo réalisée pour le portail RTBF VIDEO en Belgique.

Le phénomène a piqué au vif deux admiratrices de Jean Baptiste Maunier en compagnie ce jour là de Martin "serial performer" de la toile qui tient le BLOG de Martin Médus, un fil Twitter. Deux jeunes filles ont suivi les performances de Martin Médus sur twitter avant de le retrouver grâce à Google Maps. Martin est un jet-setteur un peu fou et surtout libre qui se met en scène dans des vidéos impertinentes et drôles, qu'il poste chaque jour.

En déclarant leur flamme et en retrouvant la personne aimée via les réseaux sociaux, les deux jeunes femmes ont concrétisé ce que le SPOTTED facebook prône : Exprimer son amour sur la toile et en lien avec un lieu de rencontre commun, et transgresser peut-être l'anonymat pour vivre la rencontre.

Recherche un #stagiaire #web plutôt technique pour soutien de l'activité web et conduite de projets - me contacter sthorel@groupe-igs.fr

— stephanethorel (@stephanethorel) 25 janvier 2013

Pourrait-elle enrichir l'inconscient, lui-même "gourou" discret de notre conscient.
J'ai fait cette nuit un rêve que je qualifie d'exceptionnel. Il est rare de vivre un rêve aussi complexe, apparement long et à rebondissement et dont je me souvienne avec autant de certitude. Dernier point et non des moindres, ce rêve m'est apparu incroyablement agréable visuellement et sa conclusion m'a convaincu de son bénéfice : Je pense en avoir compris l'enseignement.

Si je vous dis que ce matin en me connectant à mon Pinterest, j'y ai identifié parmi mes Pins les éléments d'inspiration que mon rêve avait mis en scène !

Je vais me contenter de deux images et de vous décrire brièvement ce rêve. Il n'appartient qu'à moi de confirmer que le sens perçu, qui m'a poussé à sélectionner une image sur Pinterest est celui restitué dans mon rêve, mais enrichi voire augmenté.

Le rêve augmenté : Un contexte urbain en limite d'une très grande étendue rurale. Je me trouve dans la ville, chez moi plus précisemment quand les choses qui m'entourent, commencent à se désagréger, tomber avant de se briser, parfois elles perdent uniquement leur couleur. Puis les mûrs, plafonds et planchers connaissent le même sort, ... plus tard je ne suis plus dans mon appartement mais dans un train qui file à vive allure dans la campagne. Déjà avant et plus encore, j'aperçois des colonnes noirâtres de poussières (tornades), se multiplier et frapper le sol. Quand je comprends que la récente fin du monde annoncée a lieu en ce moment dans mon rêve, je prends conscience que nous sommes le 11 janvier et non pas le 21 décembre. Je m'attends donc à ce que je vais voir : une fin du monde. Les colonnes noires continuent de soumettre la surface de la terre et soudain des gisements libèrent des fumées vives et filaments de couleurs vives plutôt rassurantes (image ci dessus). Je me sens alors apaisé. Je sais que la fin n'aura pas lieu, je comprends que  ce rêve est un appel au renouveau, m'encourage à rebondir d'une situation qui m'oppresse.

Ce matin donc je me souviens de "l'explication" que le rêve m'a soumise à l'issue de scènes exceptionnelles. Les métaphores, les raisons possibles de ce rêve et sa conclusion m'apparaissent évidentes et conformes à "mon vécu récent". Je le pense, ce rêve s'est nourri de mes émotions visuelles archivées et structurées dans Pinteret. Elles ont ainsi été probablement accessibles à mon inconscient (aussi). Elles ont enrichies l'expérience pour la rendre plus efficace. Et entre nous. Une "difficulté" dont je ne savais me libérer hier me semble derrière moi depuis cette nuit...

ou comment le QE (quotient émotionnel) a été plus efficace que le recours à l'action du QI (quotient intellectuel).

Dirigeants, Managers, renouez avec la création de valeurs et la croissance utile. Prenez le temps d'insuffler la culture projet dans votre entreprise pour que vos employés soient plus productifs et aussi plus heureux (supprimer l'inutile, renforcer le collectif). Petit mémo :

- Organisez des réunions courtes au ODJ clairs.
- Ne maintenez pas une réunion qui n'est pas préparée ou sans contenu suffisant
- limitez l'usage du mail à sa fonction clé (sujets moyens termes, échanges de pièces joints ou de livrables validés...)
- Encouragez la vie sociale hors des groupes de travail et services.
- Sachez dire à vos collaborateurs méritants que vous appréciez leur leadership, leur méthodologie, leur gestion du temps...

Ce sont des fondamentaux. Mais comme toutes évidences, elles doivent être rappelées et mises en place. Ces conseils ne sont pas discriminants d'ailleurs et plairont à toutes les générations en poste... Parce qu'il n'y a pas pire que tomber dans la "division pour régner" en cette periode de recherche de sens nécessaire. Opposer par ses pratiqués managériales, Digital Native, Génération Y, X... serait une nouvelle erreur.

La création de valeur et la croissance ne seront pas retrouvées dans la contrainte ou le règne des dirigeants mais bel et bien dans la capacité d'animer les ressources humaines.