N'avez-vous pas remarqué que votre humeur et la gestion du stress étaient proportionnellement liées au volume de mails traités ?

Peut-être entendez-vous dans les bureaux  - "j'ai que des galères qui me tombent dessus depuis ce matin" suivi quasi immédiatement de "Quelle avalanche de mails !". Je pense que la détresse la plus grande est lorsque vous entendez un collaborateur vous dire au moment de se lever pour la réunion de service de 10h - "Top ! Avant la réunion, j'ai réussi à purger mes mails" suivi à son retour de "Voilà 30 mn de réunion et déjà 22 mails de retard à traiter".

Même si je pense que de très nombreux mails ne sont que du bruit dans une journée, il faut les considérer. C'est ce que les autres attendent de nous ! Encore beacoup de mails exigent d'engager une action, de la simple réponse à la mise en œuvre de moyens pour répondre à son contenu. Je ne dis pas que tous les mails renvoient à une action utile, toutefois.

Personnellement, je déplore plus que le nombre, que la rédaction de leur objet soit baclée. A croire que chacun de nous a oublié sa vertue : expliciter le contenu et permettre de prioriser le traitement ! Pourquoi le délai de réponse attendu se trouve à la fin du mail ? Ne serait-il pas plus pertinent dès l'objet, surtout en cas d'urgence !

En mode projet, je constate que beaucoup de tension pourrait être évitée par une communication écrite mieux maîtrisée.

• Moins de mail, mais se concentrant sur les décisions, livraisons, retours consolidés... On écrit un mail en entreprise comme on twitte ou SMS-ise.
• Des objets précis mentionnant projet/ étape en cours / date de retour ou d'action attendue
• Diminuer le nombre de destinataires pour mieux impliquer la personne concernée par l'action à venir.

Bref que de points d'amélioration... Comme envoyer les comptes-rendu ou mails d'information générale à des moments adaptés (hors pic d'activité comme la fin de journée, matin tôt, pause déjeuner...).

Pour en revenir à la gestion du stress perçu par l'afflux d'e-mail, on observe que les dommages se font vite sentir.

• Manque de concentration sur des tâches de fonds,
• Détérioration des relations humaines
• Tension du climat social dans l'entreprise
• Sur-adaptation du salarié à ce débit anxiogène (répondre en quelques heures ou se mettre en retard...).
• Durcissement prematuré du ton des échanges (durcissement réel ou perçu)

On remarque comme dans la vie de tous les jours que la communication écrite a pris le pas sur l'action conjointe, sur la réalisation concrète, tout cela renforcé par un contrôle accru par le management.

Retour d'expérience : Une cliente me parlait de sa décision il y a deux ans de passer au télétravail. Si aujourd'hui elle s'épanouit dans un poste à responsabilité mené à distance, elle me confiait l'inquiétude de ses managers. La première année elle a dû accepter un harcèlement par mails, dès 9h01 et jusque 19h au minimum. Des demandes futiles destinées à vérifier son statut "opérationnel" à tout moment. Les résultats de son activité ont eu raison de ce harcèlement inutile. Depuis elle est heureuse, performante et équilibrée dans ses choix de vies.

Le mail est un outil de gestion et de mise sous pression à distance dont tout le monde devrait ré-apprendre le bénéfice utile. Il permet bien malgré nous de devenir multi-tâches, paralléliser les sujets, transgresser les moeurs et les règles. Nous répondons tous à nos mails soirs et week end depuis que l'entreprise nous a gratifié d'un smartphone... Mais est-ce souhaitable pour le bien-être de l'Homme ?

Pour conclure je vous invite à identifier votre environnement idéal de travail et votre fréquence utile de communication par mail. Définissez ensuite les bénéfices et les gènes occasionnés par le mail et faites part de vos décisions d'organisation à votre entourage. Vous serez plus efficace, plus serein et en ferez profiter vos interlocuteurs.

Pour exemple, Thierry Breton annonçait tendre vers le zero mail chez Atos à l'horizon de quelques années. Des outils plus souples et adaptés le remplaceront, les meilleures pratiques projets permettront le partage optimisé des informations... A suivre.

Dirigeants, Managers, renouez avec la création de valeurs et la croissance utile. Prenez le temps d'insuffler la culture projet dans votre entreprise pour que vos employés soient plus productifs et aussi plus heureux (supprimer l'inutile, renforcer le collectif). Petit mémo :

- Organisez des réunions courtes au ODJ clairs.
- Ne maintenez pas une réunion qui n'est pas préparée ou sans contenu suffisant
- limitez l'usage du mail à sa fonction clé (sujets moyens termes, échanges de pièces joints ou de livrables validés...)
- Encouragez la vie sociale hors des groupes de travail et services.
- Sachez dire à vos collaborateurs méritants que vous appréciez leur leadership, leur méthodologie, leur gestion du temps...

Ce sont des fondamentaux. Mais comme toutes évidences, elles doivent être rappelées et mises en place. Ces conseils ne sont pas discriminants d'ailleurs et plairont à toutes les générations en poste... Parce qu'il n'y a pas pire que tomber dans la "division pour régner" en cette periode de recherche de sens nécessaire. Opposer par ses pratiqués managériales, Digital Native, Génération Y, X... serait une nouvelle erreur.

La création de valeur et la croissance ne seront pas retrouvées dans la contrainte ou le règne des dirigeants mais bel et bien dans la capacité d'animer les ressources humaines.

L'atomisation des moyens et de fait des budgets de communication me semble plus que jamais le risque pour les entreprises qui prennent (tardivement) le virage numérique.

Dans le contexte actuel, les dirigeants qui n'accompagnent pas leurs entreprises vers le numérique sont pointés du doigts chaque semaine par les revues spécialisées. Ils sont contraints alors de démontrer la recherche de solutions rapides sans réellement offrir un développement durable à leur activité. C'est un phénomène inquiétant qui est encouragé par l'apologie de réussites digitales exceptionnelles dans la presse, pourtant rarissimes. Facebook, Meetic et les autres champions cachent une économie de start-ups fébriles, smicardes, auto-détruites avant rentabilité la plupart du temps.

Le rôle des dirigeants d'entreprises "en retard" doit être raisonné. Il est d'autant plus complexe qu'il n'engage pas qu'une recherche de réussite numérique mais également l'obligation de préserver la performance "à l'anciennce". Ces entreprises continuent d'engager des dépenses traditionnelles fortes et doivent se développer désormais à partir d'une "énergie mixte".

Je ne fais pas parti des professionnels de la communication qui opposent les moyens traditionnels aux numériques mais il faut dire sans détour que tous ces moyens doivent être repensé pour être complémentaires. Pour cela la maîtrise par l'entreprise de tous les moyens disponibles, est nécessaire.

L'urgence d'engager un virage numérique nourrit une confusion banale : confondre vitesse et précipitation.

Comment éviter les risques de la précipitation ?

• Ne pas négliger les moyens "backoffice" nécessaires sur le CRM de l'entreprise par exemple, mais aussi les aspects compétences internes (évangélisation, formations, coaching, organisation du temps de travail dédié au numérique)
• Ne pas oublier que le digital dispose de ces propres modèles économiques et de retours sur investissement, l'entreprise doit savoir les aborder comptablement, en contrôle de gestion et en clairvoyance d'investissement.
• Il est basique mais fondamental de considérer les impacts comptables du numérique :comme le recours à de nouveaux modes de paimement en ligne (dépenses et recettes), de nouveaux délais de facturation (à la commande/ au réel en continu/ ...). La trésorie d'une entreprise peut se voir modifiée par l'engagement d'une stratégie digitale forte et rapide.
• Avoir recours à des experts mais ne jamais sous-estimer les risques de ruptures dans l'organisation. Ces ruptures peuvent être managériales dans le cas d'une mise en place d'outils internes de RSE par exemple (Réseau sociale d'entreprise). Elles peuvent être technologiques lorsque l'on confronte un monde digital du libre/ opensource et les systèmes d'informations basés sur des environnements propriétaires ultra-protectionnistes d'éditeurs phares tels que ADOBE, MICROSOFT ou autres. Heureusement sur ce point, les solutions sont bien avancées.

Le numérique permet certe des résultats visibles rapides, mais pour assurer leursdurabilité, il faut faire preuve de méthode. Aussi, soyez prudents aux dispositifs "révolutionnaires en surface" qui ne prennent pas en compte vos fondamentaux (comptables, culturels, commerciaux, technologiques, etc...) Après l'euphorie, la désillusion sera grande. Il y a bien d'autres risques et préalables à considérer pour éviter les risques de la précipitation dans la mise en oeuvre d'une politique numérique.

Comment s'assurer une vitesse constante dans la définition puis mise en oeuvre ?

• La première certitude à partager est que tout changement nécessite de la pédagogie et l'accompagnement de toutes les parties prenantes. Aussi une organisation qui recent (à juste titre) le déclic pour engager sa politique numérique, doit engager une démarche interne d'écoute, d'accompagnement et de développement de ses savoirs. Ses savoirs sont ses atouts : ses savoirs-faire, son image à l'externe, ses managers, ses produits, ses ressources humaines (un bilan sur les salariés et leurs compétences réunies/ manquantes est nécessaire ainsi que la définition des évolutions de périmètre/ de postes que le numérique peut impliquer. Ne sous-estimez pas ce travail et le temps nécessaire pour le mener.
  
• La seconde est que les experts dont vous allez vous entourer (d'abord externes) doivent être supervisé par un profil interne expérimenté*, dont l'obsession doit être la cohérence des actions avec vos valeurs, être en phase avec vos moyens (présents et futurs) et les objectifs commerciaux. Nous avons tous assisté à des recommandations expertes de haut niveaux, qui n'en demeuraient pas moins non applicable au contexte de l'entreprise. Ce moment est souvent mal vécu par l'entreprise qui pense passer à côté d'une bonne recommandation.
  vigilance : Un sentiment négatif nait alors. Si une agence peut profiter de ce désordre, l'entreprise ne pourra pas construire durablement à partir de ce sentiment négatif. Le profil interne est là pour éradiquer ce type de regrets en les décryptant.
• Il faut se fixer des échéances même si elles vous paraissent éloigner pour suivre une ligne directrice et cela malgré les éventuelles urgences, changements de cap, ou opportunités rencontrées. Vous devrez pouvoir faire des bilans d'étapes et convenir d'avancées structurantes. C'est ainsi que vous n'aurez aucun mal à modifier dans son "ensemble" l'entreprise vers un modèle mixte.

* Le profil interne expérimenté est une personne qui pourra décrypter pour vous et l'ensemble des populations de l'entreprise, les enjeux et freins du numérique sur l'activité. Il doit être organisé et exigent. La cohérence qu'il doit assurer pour le compte de l'entreprise est essentielle car elle garantie la pérénité des choix et des bénéfices tirés d'actions ponctuelles.

Quelques qualités du responsable digital :

- Visionnaire dans sa manière d'aborder les choix technologiques et liés aux usages afin de permettre à l'entreprise des investissements pérennes - ex : Définir le business model de nouveaux services web, savoir industrialiser les développements (souvent coûteux), identifier des opportunités d'avancées technologiques et toujours adapter les moyens backoffice (infrastructure technique, crm, outils logistiques...) aux outils front (à disposition des usagers de l'entreprise : clients, collaborateurs, partenaires...).

- A l'écoute des activités et évolutions de l'entreprise. Pour construire un "eco-système numérique" permettant les actions marketing utiles et une présence digitale pertinente, le responsable doit comprendre les orientations commerciales, avoir la ligne directrice à moyen terme.

- Expérimenté en direction de projet (aspects opérationnels et stratégiques maîtrisés : lobbying, négociation, sortie de conflits, gestion de projet, respect des objectifs)

- Etre pédagogue et doit être mis en condition par la direction, d'exercer une conduite de changement permanente. Cela passe souvent par la mise en place d'outils de communication du service vers les salariés, de moments de partage voire de formation...

Si vous avez des questions, n'hésitez pas à me contacter.

Invité à assister à la conférence co-organisée par Mazars et Linkedin, je n'ai pas boudé mon plaisir d'aller "humer" les veilles et prospectives du secteur des ressources humaines. Le récent lancement par Elaee d'une application mobile m'a déjà rappelé que les RH étaient de toutes les évolutions majeures et de toutes les innovations.

En 2008, la chasse aux profils à haut potentiel avait conduit les acteurs des ressources humaines (recrutement) à des approches digitales innovantes inspirées du e-commerce naissant ou du storytelling, concept stratégique alors émergeant également (les blogs Gendarmerie nationale, L'Oréal, Marionnaud, ...). Et puis il y a eu un renforcement de la vague 2.0 avec les tentatives Second life, les projets expérimentaux avec les chats RH, les serious game recrutement...

Là encore, le secteur des ressources humaines se penche de manière avant-gardistes et prospectives sur les enjeux des nouvelles technologies et usages dans le rapport de la fonction RH avec les candidats et les entreprises.

La conférence Mazars/ Linkedin a été l'occasion d'entendre les convictions souvent convergences de Laurent Choain (DRH du Groupe Mazars - @LaurentChoain), Martin Huerre (DRH Mazars France), Corinne Gibney (DRH internationale de @Linkedin), Claire Bussac (Responsable Innovations et Technologies RH, Crédit Agricole SA - @ClaireBussac), Thierry Teboul (Délégué Régional Ile-de-France du Groupe IGS), Laurent Pernelle (Responsable de la Marque Employeur chez Allianz - @PernelleLaurent), Laurent Brouat (Consultant en stratégie de recrutement 2.0, innovation - @LaurentBrouat).

Vous pouvez retrouver tous les échanges et les propos repris par l'assistance sur Twitter #MazarsAcadamy. J'ai moi-même participé aux échanges et reprises de contenus @stephanethorel.

Si je devais faire une synthèse des propos clés de la conférence "DRH à la merci des réseaux sociaux" [#convictionRH #QuestionPertinente] :

1. Développement accru pour les populations en 2030 de l'accès à internet (connectées), à l'enseignement (lettrées), et elles seront en majorité de classe moyenne.

1. Le DRH ne recherche plus à retenir les talents de son entreprise mais à permettre l'employabilité de ses profils pour apporter la preuve que son entreprise a une plus-value sur les ressources humaines.

1. La gestion des ressources humaines conduira les directions RH à gérer un "Cloud Humain". Le DRH sera un animateur de communautés de profils et de candidats.

1. Les cabinets de recrutement en middle management pourraient être éradiqués, par la montée en puissance des réseaux sociaux.

1. Il ne faut plus investir dans les logiciels et systèmes informatiques RH. Les réseaux internet et l'OpenData prennent le relais.

1. Il faut enseigner l'éthique du comportement aux jeunes pour qu'ils puissent faire face aux enjeux individuels et dans l'entreprise, des réseaux sociaux.

1. Les managers de l'Entreprise doivent être formés aux réseaux sociaux pour optimiser les détections et recrutements.

1. Le sourcing de profils devient exponentiel grâce aux possiblités de l'internet et des réseaux.

1. L'accompagnement au changement est plus que jamais nécessaire pour soutenir la rencontre des nouvelles technologies et des métiers des ressources humaines dans les Entreprises.

1. Vers une mixité des fonctions Com - Web - RH... Les enjeux stratégiques et opérationnels nous y conduisent.

Pour aller plus loin, je vous invite à suivre les personnes citées dans ce billet ou me contacter.
NB : Plus de 100 participants étaient présents. Merci à Mazars pour l'accueil.

La réalité augmenté peine à percer tant les applications sont inégales encore à ce jour. Si l'avenir de la RA ne fit aucun doute dans les secteurs de pointe des armées et dans la médecine de précision, ainsi que dans la prospective nanotechnologique (voir ce qui ne pourra l'être ...), dans les usages du quotidien ça se révèle plus balbutiant. Les applications sont principalement vouées aux jeux vidéos, à des visions propectives (mises en scène dans un grand nombre de vidéos). 

C'est à ce demander sur la réalité augmenté n'est pas une nouvelle dimension graphique avant d'être une nouvelle technologie en "accès libre" ou prochain.

Mon avis sur le sujet est que nous ne sommes pas au bout de nos (belles) surpises à condition que la technologie et le concept même de réalité augmenté ne soit pas méprisé dès qu'il s'agit de la rendre "grand public". Avant la technologie, j'ai toujours défendu l'usage et la pertinence du service rendu.

Enfin, la RA ne doit pas contribuer à diminuer l'Homme dans sa capacité propre. Le film animé Wall-e donne une aperçu du handicap que représente le fait de tout donner à voir et plus rien à faire. Même se pencher pour prendre un objet devient inutile. Le simple fait de le voir, engendre une série d'actions robotisées qui ramasse l'objet. Le concept de réalité n'existe plus.

L'avance technologique pour être qualifiée de progrès doit servir les intérêts de son usager et non le réduire dans ses fonctions premières que je résumerai ici à nos 5 sens. Tout cela pour garder la conscience de notre activité cérébrale et physique réelle.

L'un des thèmes de cette vidéo est la cyber-identité. Je la nomme ainsi pour associer de fait l'identité numérique et l'activité qu'elle couvre (être un auteur identifié sur des réseaux sociaux) à la cyber criminalité. Les aléas que "vit" notre identité en ligne conduiront inéxorablement à des "dommages". La perméabilité de nos réseaux, activités et vies numériques est la préoccupation de notre génération.

via nowhereelse