MAJ le 04 07 2007 (solutions en italique/ fin de paragraphes)

Lancé un projet de refonte ou de création de son site internet mobilise de l'énergie et un coût non négligeable. Beaucoup de compétences sont mobilisées, de la com. aux experts métiers qui interviennent pour les contenus, et  autres profils (webmaster interne, direction commerciale pour un projet e-commerce, service informatique, photographe interne, dirigeants parfois, etc...). Ce type de projet peut rapidement nécessiter une forte implication de vos collaborateurs, et mobiliser finalement plus de personnes que imaginé au départ.

Il faut pouvoir évaluer et maîtriser l'engagement
Que vous disposiez d'un service communication détaché ou de collaborateurs polyvalents prenant en charge ce projet, la question de l'implication doit être au coeur de votre expression de besoin. Il n'est pas rare de constater qu'un client demande la création d'un espace ou d'un support événementiel tel que le blog, l'admin de brèves, une vidéothèque ou médiathèques... Mais encore faut-il dès le début de la réflexion, mettre en face de ses besoins, des moyens réalistes et pérenne pour créer, et alimenter en interne cette demande (si ce choix est fait).
Au delà de ces aspects très rationnels, il se pose également la question de l'implication de votre équipe durant la réalisation du site. Je pense entre autre à qui rédige les contenus, les traduit si nécessaire, fait la sélection iconographique, corrige et vérifie les différentes phases de conception, ou bien encore, qui organise et anime les réunions de travail. La création d'un site internet pertinent et de qualité, est gourmande en temps...
> Une solution : Prévoir un brainstorming "ouvert à tout salarié motivé" avant la définition du projet, et son démarrage.

Eviter la dispersion
Plus souvent que vous ne pourriez le croire, l'agence web doit faire un travail de coaching et d'accompagnement des collaborateurs clients pour s'assurer qu'ils sont alertes et critiques tout au long du projet et qu'ils restent impliqués malgré des discours "incompris" ou des phases moins plaisantes (je pense à la partie plus technique des projets). Un grand nombre de salariés qui gravitent autour des acteurs désignés du projet, seront investis eux aussi dans celui-ci, "souvent considéré récréatif mais également stratégique" par les salariés.
> Mettre en place une méthodologie de suivi, simple et "au fil de l'eau". Eviter hausse et baisse d'occupation (planning fluide)

Les risques de rendez-vous manqués
Il arrive que les projets web par leur importance ou par leur pouvoir naturelle d'attraction sur vos collaborateurs, devienne un sujet central qui galvanise vos équipes. Le risque de cette implication est de voir vos équipes manquer des occasions formidables de communication parallèles, croisées, ou nouvelles. J'ai deux exemples en tête : 1/ Le chef de projet réalise souvent trop tard, qu'il peut anticiper sur le planning de réalisation du site web pour soit une présentation interne (forum métier, conseil d'administration, formation,...). 2/ Que le site peut être un vecteur de messages nouveaux et transverses, par exemple appuyer une campagne papier ou Tv, alimenter un discours sur la sortie d'un produit. Ces deux exemples s'appuie souvent sur un même constat. Le planning est fondamental et doit pouvoir inclure des besoins plus vastes que le seul site à produire. Ils se différencient aussi par les cibles et contextes, pour l'un il s'agit d'asseoir le média ou son discours en interne, pour l'autre il s'agira de donner du corps et de la résonnance à une stratégie de communication vers l'extérieure (client, prospect, grand public, etc...).
> Faire une communication transverse et inter-services avant le démarrage du projet. Une étude de contexte "marque".

 Enfin, ne pas perdre de vue l'objectif... et l'atteindre
Il faut identifier dès le début l'objectif principal et incontournable du projet web, et savoir entendre quand il est nécessaire de la faire évoluer en cours de projet. Il faut accepter de revoir sa position et engager une négociation avec le client dans ce sens, ou bien pouvoir habilement faire entendre au client le risque que représente un changement d'objectif trop brutal, ou tardif. Certains projets seront pilotés par des impératifs de délais, de budgets ou encore d'objectif à atteindre. Chacun de ces objectifs recquièrent des dispositions et des critères de vigilances différents, qui obligent à bien identifier la marge réelle de "mouvement" ou de non-mouvement du périmètre de l'offre commerciale, mais aussi de réalisation. Il s'agit de définir ce qui sera une évolution mineure (prise en compte dans le projet initial), d'une version n+1.
> La fin justifiant les moyens, définir et challenger les équipes sur des objectifs collectifs (et indivisuels à la fois) est un procédé motivant pour le groupe, en plus de la personne qui se sent, à son niveau investie aussi (ce projet te permettra de monter en compétence sur...).

Loin d'être exhaustive, cette note vous aura donné quelques éléments de réflexion quant à la mise en route d'un chantier numérique, du moins je l'espère !

Bon Surf. Stephane